Durante muchos años se ha escuchado la frase “La información es poder”, sin embargo; también sabemos que hoy en día muchas empresas se frustran, debido al exceso de información que; por diferentes motivos, no tienen la capacidad de analizar o que, en su defecto, existe “parálisis por análisis”.
El hecho de que los datos se hayan convertido en una fuente de información cada vez más valiosa, ha generado a su vez preocupación en el uso correcto de los procesos empleados, para convertir esas enormes cantidades de información procedentes de distintas fuentes, en información realmente valiosa y que a la vez esté disponible y fácilmente identificable para todas las personas de la organización que así lo requieran.
Es ahí, donde las últimas tendencias hablan acerca de la necesidad de que las empresas entren en un proceso de “Transformación digital”.
Dicho proceso consta de la reinvención de una organización por medio del uso de la tecnología digital, para optimizar el uso de la información y la forma de trabajo de la empresa y sus empleados. Las organizaciones deben actualizarse e implementar nuevas tecnologías, herramientas y plataformas que son cada vez más necesarias, sin esta adaptabilidad, las empresas pueden perder competitividad.
En Costa Rica, también surgió la ley 7202 en el año 1990, la cual dispone que todas las instituciones públicas de Costa Rica deberán contar con archivos de gestión necesarios y un archivo central para conservar y organizar los documentos en cualquier soporte.
El sustento de la ley para los sistemas nacionales de archivo, es la instauración en las instituciones de las políticas y los procedimientos archivísticos que coadyuven en la conservación documental, que permitan satisfacer los derechos fundamentales de los ciudadanos y la transparencia o eficacia de las operaciones administrativas y de las gestiones institucionales.
Con el fin de cumplir con las disposiciones amparadas a la ley, se vuelve trascendental la gestión documental en la institución y es ahí donde es importante contar con un sistema que cumpla con la norma ISO 15489, la cual establece que los documentos de archivo deben ser auténticos, completos, no modificados, y se tienen que poder utilizar y acceder.
Dicha norma, nos ofrece una guía sobre la gestión documental electrónica, es decir cómo administrar los documentos y la relación que estos tienen con los sistemas electrónicos, por tanto, busca normalizar los procedimientos y prácticas de la gestión documental de archivos con la finalidad de asegurar la protección de los documentos, y permitir que la información que contienen pueda recuperarse de un modo más eficaz.
Los documentos deben tener metadatos que definan y categoricen la información del documento, permitiendo localizarla de manera ágil, así como facilitar la trazabilidad, es decir, poder determinar quién, dónde y cuándo generó el documento, así como todas las personas y procesos que intervinieron en el flujo de trabajo del mismo.
Es frecuente escuchar la queja generalizada en las empresas, acerca de aunque ellas generan información muy valiosa, tiende a perderse en un mar de documentos y puede suceder que se duplique el esfuerzo entre departamentos generando investigaciones de temas que ya han sido desarrollados o investigados, hasta contratar servicios para generar información que ya ha sido generada a lo interno de la organización, desperdiciando tiempo y recursos.
Por eso es recomendable que organice e integre la información de su empresa o institución en expedientes digitales, para que esté siempre accesible y segura, generando ahorros.
Con el Gestor Documental Racsa Doc´s usted podrá lograr lo antes mencionado, así como cumplir con la ley, permitiendo experimentar los beneficios de la frase “La información es poder”, brindando una verdadera ventaja competitiva a su empresa al hacer un eficiente uso de la información, generando una mayor productividad lo que impacta en la rentabilidad.
Estaremos ampliando mayor información de nuestro gestor documental en próximas publicaciones, en caso de requerir una visita para obtener información personalizada, puede contactarnos al correo comercial@racsa.co.cr.
Que su información esté accesible, organizada y segura, eso hace Racsa.

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