Como se mencionó en la publicación, “La información es poder”, los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en un elemento cada vez más importante para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías actuales, crece de forma exponencial, aunado a la gran cantidad de información que también reciben, por lo que los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias y es ahí donde un sistema de gestión documental asegura que la información esté organizada de manera eficiente, que favorezca la productividad empresarial.
Las instituciones hoy en día deben contar con un gestor documental, que le permita cumplir con la Ley 7202, la norma ISO 15489 y no sólo por el hecho de cumplir la ley en sí, en el caso de las instituciones públicas, es importante para poder procesar adecuadamente la información relevante en cualquier empresa, con el fin de ser más eficaces y eficientes, lo que incide en ser más competitivos y rentables.
Un gestor documental, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización, ya sea del Sector Gobierno o una empresa privada. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada, a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla, acordes a los perfiles de seguridad estipulados por la empresa.
También, al aplicar un conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, se facilita la recuperación de la información, se puede determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Actualmente los documentos llegan a la empresa por diferentes vías, tanto en papel como en formato electrónico. Por ejemplo, la empresa puede recibir un documento en papel que puede ser una nota de entrega, un documento de aceptación o incluso un contrato, que puede estar ligado a una factura y a un pedido digital y eso significa que tenemos documentos relacionados, que deben mantenerse referenciados, y que, sin embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan.
Tenemos, además, grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones físicas y que todos están relacionados de alguna forma con alguno de estos documentos, ya sea para el procesamiento, aprobación o uso de los mismos.
Es por ello que, sin una gestión documental adecuada, la administración de toda esta documentación resulta complicada.
Las empresas pueden adquirir un gestor documental por diferentes motivos, uno de ellos podría ser para compartir información según los requerimientos de la misma, aplicando así el principio de trabajo colaborativo.
Por ejemplo; una institución del sector salud podría tener el gestor documental para agendar citas, manejar los expedientes de sus pacientes, estos a la vez pueden estar conectados a los expedientes de los familiares de dichos pacientes, permitiéndole al médico conocer si en la familia hay alguna enfermedad que debería considerarse a la hora de realizar un diagnóstico, también podría conectarse con el área de despacho de medicamentos para dar seguimiento a si el paciente los retiró y debido a que existen algunas condiciones de salud que deben ser atendidas por especialistas, el expediente podría estar ligado a recursos humanos para ver si el doctor cuenta en su curriculum con alguna especialidad que lo acredite para emitir el criterio médico y así sucesivamente se pueden generar tantas conexiones de información interdepartamental como sea necesario.
De igual forma, una empresa que brinde crédito para adquirir sus productos o servicios, podría requerir un gestor documental con el fin de crear un flujo de trabajo que vaya desde la solicitud del cliente, ya sea por un correo o formulario, hasta que se le otorga el crédito y se le comunica; habiendo pasado por una serie de revisiones de documentos y aprobaciones, las cuales tenían alertas de tiempos de respuesta para cada proceso, así como la validación de firmas.
En fin, las necesidades y los beneficios del gestor documental son muy variados, pero definitivamente le ayudarán a organizar e integrar la información de su empresa o institución en expedientes digitales, para que esté siempre accesible y segura, generando ahorros; con el Gestor Documental Racsa Doc´s usted podrá lograr todo esto y más.
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