Uno de los principales generadores de excesiva información en una empresa, son los correos electrónicos, su uso tanto para la comunicación interna como externa ha ido en aumento cada año. Es común que, en la mayoría de las organizaciones, la responsabilidad de la gestión de los correos, corra por cuenta del propio usuario, allí radica la gran variedad de métodos utilizados para tratarlos.
El correo electrónico a su vez, es uno de los grandes consumidores de espacio en los servidores, ya que es uno de los medios más usados para trasmitir información y documentos de forma electrónica a través de los adjuntos, es por ello que una de las medidas que adoptan la mayoría de las instituciones, es la de limitar el tamaño del buzón de correos con el fin de que los colaboradores racionalicen mejor su uso, sin embargo en algunos casos para liberar espacio, se pierde información importante o bien se realizan copias de respaldo de manera incontrolada.
En las instituciones en las que se ha establecido una política específica para la administración del correo electrónico, casi siempre se ha hecho desde el punto de vista estrictamente tecnológico o de protección de datos, sin tener en cuenta que los correos electrónicos en si mismos, pueden ser documentos a gestionar, es por ello que los gestores documentales más actualizados han incluido la automatización de correos dentro de sus módulos.
En ocasiones las instituciones habilitan un correo para que los clientes tramiten sus gestiones, sin embargo; dependiendo de cómo se haya definido, la información puede ser muy variada y podría tener que ser remitida luego a diferentes funcionarios, teniendo que invertir tiempo en lectura, clasificación y envío. Por tanto, se podría automatizar los correos electrónicos de una o varias cuentas, de manera que la información se convierta en flujos de trabajo. Los correos pueden tener un formato o ser un texto escrito en prosa por el usuario y los adjuntos del correo, también se pueden visualizar en el flujo.
La forma en que opera es que, los correos se procesan y se convierten en remisiones, luego son convertidos en flujos, pueden ser atendidos por varias personas, crear un expediente o actualizarlo, también cada vez que ingrese un nuevo correo, se puede ver si algún funcionario está muy saturado y remitirlo al que esté libre, así como medir la eficiencia y cargas laborales, a la vez que se pueden crear alertas y generar reportes, lo que permite medir la productividad, trayendo beneficios para la institución y para el cliente.
Son muchos y variados los beneficios que se pueden obtener de un gestor documental que contemple la automatización de correos, pero lo que todos tienen en común es que definitivamente, el gestor le ayudará a organizar e integrar la información de su empresa o institución en expedientes digitales, para que esté siempre accesible y segura, generando ahorros en tiempo y dinero; con el Gestor Documental RACSA DOCS podrá lograr todo esto y más.
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