En ediciones anteriores se ha comentado sobre la importancia de la información y cómo un gestor documental es parte importante de la transformación digital de las empresas.
Sin embargo; existen un sinfín de programas para la gestión documental, pero no todas son adecuadas para su empresa, por eso es importante saber elegir al proveedor adecuado, acorde con las características de la empresa, la industria y las necesidades específicas.
En el mercado se pueden conseguir opciones muy baratas, pero algunas de ellas se deben a que se desarrollaron de una forma estándar y todas las empresas que lo adquieran deben adaptarse al software y no el software a las necesidades de la empresa.
Por otro lado, existen proveedores que la solución que venden no tiene la opción de “comunicarse” con otros softwares, ni la posibilidad de desarrollar interfaces de adaptación con otros sistemas. También puede suceder que, por falta de una buena asesoría al cliente, la institución podría tener que invertir más de lo presupuestado, superando montos de otros proveedores que si ofrecían una solución más completa. Cuando esto le sucede a una empresa, empiezan a sentir desconfianza cuando un proveedor le dice tener la solución adaptada a su necesidad. Por eso, es importante tener opciones que permitan desarrollar planes pilotos para poder visualizar más fácilmente los beneficios que podría proveer esa solución.
También existen algunos softwares que requieren licencias para cada usuario, por lo que en empresas muy grandes podría impactar fuertemente la inversión.
Compartimos algunas de las principales recomendaciones para elegir un gestor documental:
- Asegurarse que el gestor haya sido desarrollado para facilitar el cumplir con la ley 7202 y la norma ISO 15489, ya sea por acatamiento obligatorio en el caso de las instituciones públicas o con el fin de buscar mejorar la seguridad, productividad y el ahorro en su empresa.
- Que el Sistema se adapte a las necesidades de la industria y a su empresa.
- Que la aplicación tenga la capacidad de integrarse y comunicarse con otros sistemas.
- Es bien conocido que en la mayoría de los casos, las empresas no se dedican a la archivística como parte de su negocio, o bien las necesidades documentales no son tan grandes como para tener un departamento o sección enfocada en esa área, por lo que al inicio las empresas podrían demandar el uso de equipo y personal para el levantamiento de documentos físicos a digital, en ese sentido lo recomendable es que el proveedor pueda brindar un servicio integral tanto en asesoría, como en alquiler de equipo (escáner industriales, etc.) o bien ofrecer servicios profesionales con personal capacitado y de ser necesario certificado, para llevar a cabo algún proceso por horas profesionales.
- Es importante que el proveedor cuente con suficiente experiencia desarrollando gestores documentales, para que le pueda ofrecer un sistema adaptado a las necesidades del cliente.
RACSA DOCS
El gestor documental de RACSA es un sistema que permite integrar todos los documentos de cualquier tipo en una sola plataforma de forma ágil, segura y accesible, a través de sus módulos, permitiendo ahorros para su organización.
Módulo expediente digital
Software como servicio (SaaS) instalado en la infraestructura de RACSA en un ambiente virtualizado, el cual permite: capturar, ingresar, consultar, modificar y eliminar los documentos digitalizados. El mismo es de acceso web y cuenta con perfiles de uso a fin de garantizar la seguridad e integridad de los accesos y manipulación de los documentos.
Módulo flujo de trabajo y de remisiones digitales:
El objetivo es recolectar documentos y metadatos que después actualizarán o conformarán un expediente digital. Adicionalmente permite configurar un flujo de trabajo, con una parametrización de las acciones y tiempos de cumplimento esperados, así como las alertas respectivas, de modo que el expediente viaje por varias personas que procesan el documento, asegurando la productividad, seguimiento y trazabilidad de la misma.
Módulo de correspondencia institucional:
Permite gestionar y organizar la documentación entre departamentos de la institución de manera formal, generando un consecutivo y dando seguimiento al flujo de trabajo planteado, integrándolo en un solo expediente.
Módulo de automatización de correos:
Procesa correos electrónicos de una o varias cuentas y los convierte en flujos de trabajo. para crear un expediente o actualizarlo, se pueden crear alertas y generar reportes, lo que aumenta la productividad y la eficiencia de la institución, generando experiencias positivas para los clientes internos y externos, lo que se traduce en beneficios económicos para la institución.
Módulo Firma digital:
Permite realizar un flujo de recolección de firmas digitales, pueden ser N archivos y N cantidad de Usuarios, este cuenta con verificación con el Banco Central de Costa Rica. Al final del flujo, los archivos pueden quedar en un expediente o simplemente descargarse.
Valor agregado del Gestor Documental de RACSA, DOCS:
- Nuestro software tiene la capacidad de integrarse con otros sistemas tecnológicos, acordes a su solicitud.
- Utiliza los 5 elementos básicos de la Norma Internacional ISAD-G.
- Diseñado bajo estándares ISO 19005 y 9001-2015.
- Cuida el ancho de banda, realizando un “throttling”.
- El sistema permite crear PDF/A3 para preservar los documentos digitales a través del tiempo, por tanto, instituciones que requieran conservar la información de manera vitalicia, pueden sentir plena seguridad que sin importar los cambios tecnológicos que se puedan dar a través del tiempo, su información siempre podrá preservarse y extraerse.
- Permite trabajar con accesos ilimitados (sin licencias) para “n“ usuarios.
- Brindamos asesoría, con personal capacitado y certificado, para acompañarle en todo el proceso.
- Contamos con amplia experiencia y si lo requiere, podemos apoyarle con el alquiler de equipo o servicio profesional por el tiempo que así lo desee.
- Su información está segura y confiable en nuestro Data Center.
- Nuestro sistema está diseñado para adaptarse a las necesidades de su institución, ya sea que contrate todos los módulos o escoja la contratación de algunos de ellos.
En caso de requerir una visita para obtener información personalizada, puede contactarnos al correo comercial@racsa.co.cr.
Que su información esté accesible, organizada y segura. ¡Eso hace RACSA!
www.racsa.go.cr