Como ya hemos mencionado en anteriores ediciones, la información es poder; es por ello que un sistema de gestión documental hace que sea más fácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales, en un único repositorio. Los documentos físicos se pueden escanear y los formatos digitales de estos y otros documentos generados por diferentes sistemas, se pueden importar. Podemos tener desde documentos generados por un procesador de texto, hojas de cálculo, presentaciones, archivos PDF, imágenes, etc.
Conozca algunas de las ventajas de tener un gestor documental para su organización:
Digitalización de documentos: Un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de documentos que están en papel.
Centralización de archivos, documentos, e información corporativa en una sola plataforma; de esta forma es posible realizar búsquedas inteligentes.
Trazabilidad del expediente digital: Es fácil determinar quién, dónde y cuándo generó el documento y todas las personas y procesos que intervinieron en el flujo de trabajo.
Mejora en los flujos de trabajo: Este control de procesos, permitirá dar seguimiento a las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando tiempo a la organización.
Trabajo colaborativo que permite el flujo de información entre usuarios.
Disponibilidad de la información en cualquier momento, mediante una plataforma en la nube.
Compartir documentos: Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestión documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa. Los gestores documentales permiten a diferentes grupos externos a la empresa (proveedores, clientes…) el acceso a documentos necesarios para la relación que mantienen con nuestra institución. Con esta característica ya no son necesarias las pequeñas memorias USB, o los emails con diferentes versiones de un documento.
Entorno seguro. La información se encuentra resguarda de forma segura en el Data Center de RACSA.
Ahorro: Reducción de tiempo, gastos de papel, envíos y mantenimiento de impresoras. A parte de brindar un ahorro económico a la institución, contribuye al cuido de los recursos naturales, al manejar la información de forma digital.
Experiencia al cliente: Al asignar flujos de trabajo, brinda mayor agilidad en la resolución de trámites, lo que mejora la experiencia al cliente interno y/o externo, además de mejorar la productividad.
Como podrá observar son muchos los beneficios que su empresa o institución podrá tener al adquirir un gestor documental, por eso es importante elegir el sistema adecuado para que organice e integre la información de su organización en expedientes digitales, para que esté siempre accesible y segura, mediante acceso ilimitado de usuarios y sin necesidad de licencias.
En el siguiente link podrá obtener más información de DOCS, el gestor documental de RACSA https://www.racsa.go.cr/servicios/gestion-de-archivos-digitales/#racsadocs En caso de requerir una visita para obtener información personalizada, puede contactarnos al correo comercial@racsa.co.cr.
Que su información esté accesible, organizada y segura, ¡Eso hace RACSA!