{"id":1342,"date":"2019-05-28T00:00:23","date_gmt":"2019-05-28T06:00:23","guid":{"rendered":"https:\/\/racsa.wordpress.com\/?p=1342"},"modified":"2022-04-20T07:42:05","modified_gmt":"2022-04-20T13:42:05","slug":"cuidados-a-la-hora-de-elegir-un-gestor-documental-adecuado","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.racsa.go.cr\/blog\/cuidados-a-la-hora-de-elegir-un-gestor-documental-adecuado\/","title":{"rendered":"Cuidados a la hora de elegir un gestor documental adecuado"},"content":{"rendered":"<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter  wp-image-1344\" src=\"https:\/\/www.racsa.go.cr\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/slide1.jpg\" alt=\"\" width=\"1178\" height=\"884\" srcset=\"https:\/\/www.racsa.go.cr\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/slide1.jpg 720w, https:\/\/www.racsa.go.cr\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/slide1-300x225.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 1178px) 100vw, 1178px\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">En ediciones anteriores se ha comentado sobre la importancia de la informaci\u00f3n y c\u00f3mo un gestor documental es parte importante de la transformaci\u00f3n digital de las empresas.<\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">Sin embargo; existen un sinf\u00edn de programas para la gesti\u00f3n documental, pero no todas son adecuadas para su empresa, por eso es importante saber elegir al proveedor adecuado, acorde con las caracter\u00edsticas de la empresa, la industria y las necesidades espec\u00edficas.<\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">En el mercado se pueden conseguir opciones muy baratas, pero algunas de ellas se deben a que se desarrollaron de una forma est\u00e1ndar y todas las empresas que lo adquieran deben adaptarse al software y no el software a las necesidades de la empresa.<\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">Por otro lado, existen proveedores que la soluci\u00f3n que venden no tiene la opci\u00f3n de \u201ccomunicarse\u201d con otros softwares, ni la posibilidad de desarrollar interfaces de adaptaci\u00f3n con otros sistemas. \u00a0Tambi\u00e9n puede suceder que, por falta de una buena asesor\u00eda al cliente, la instituci\u00f3n podr\u00eda tener que invertir m\u00e1s de lo presupuestado, superando montos de otros proveedores que si ofrec\u00edan una soluci\u00f3n m\u00e1s completa. Cuando esto le sucede a una empresa, empiezan a sentir desconfianza cuando un proveedor le dice tener la soluci\u00f3n adaptada a su necesidad. \u00a0Por eso, es importante tener opciones que permitan desarrollar planes pilotos para poder visualizar m\u00e1s f\u00e1cilmente los beneficios que podr\u00eda proveer esa soluci\u00f3n.<\/p>\n<p>Tambi\u00e9n existen algunos softwares que requieren licencias para cada usuario, por lo que en empresas muy grandes podr\u00eda impactar fuertemente la inversi\u00f3n.<br \/>\nCompartimos algunas de las principales recomendaciones para elegir un gestor documental:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"text-align:justify;\">Asegurarse que el gestor haya sido desarrollado para facilitar el cumplir con la ley 7202 y la norma ISO 15489, ya sea por acatamiento obligatorio en el caso de las instituciones p\u00fablicas o con el fin de buscar mejorar la seguridad, productividad y el ahorro en su empresa.<\/li>\n<li style=\"text-align:justify;\">Que el Sistema se adapte a las necesidades de la industria y a su empresa.<\/li>\n<li style=\"text-align:justify;\">Que la aplicaci\u00f3n tenga la capacidad de integrarse y comunicarse con otros sistemas.<\/li>\n<li style=\"text-align:justify;\">Es bien conocido que en la mayor\u00eda de los casos, las empresas no se dedican a la archiv\u00edstica como parte de su negocio, o bien las necesidades documentales no son tan grandes como para tener un departamento o secci\u00f3n enfocada en esa \u00e1rea, por lo que al inicio las empresas podr\u00edan demandar el uso de equipo y personal para el levantamiento de documentos f\u00edsicos a digital, en ese sentido lo recomendable es que el proveedor pueda brindar un servicio integral tanto en asesor\u00eda, como en alquiler de equipo (esc\u00e1ner industriales, etc.) o bien ofrecer servicios profesionales con personal capacitado y de ser necesario certificado, para llevar a cabo alg\u00fan proceso por horas profesionales.<\/li>\n<li style=\"text-align:justify;\">Es importante que el proveedor cuente con suficiente experiencia desarrollando gestores documentales, para que le pueda ofrecer un sistema adaptado a las necesidades del cliente.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>RACSA DOCS<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">El gestor documental de RACSA es un sistema que permite integrar todos los documentos de cualquier tipo en una sola plataforma de forma \u00e1gil, segura y accesible, a trav\u00e9s de sus m\u00f3dulos, permitiendo ahorros para su organizaci\u00f3n.<\/p>\n<p><u>M\u00f3dulo expediente digital<\/u><\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">Software como servicio (SaaS) instalado en la infraestructura de RACSA en un ambiente virtualizado, el cual permite: capturar, ingresar, consultar, modificar y eliminar los documentos digitalizados. El mismo es de acceso web y cuenta con perfiles de uso a fin de garantizar la seguridad e integridad de los accesos y manipulaci\u00f3n de los documentos.<\/p>\n<p><u>M\u00f3dulo flujo de trabajo y de remisiones digitales:<\/u><\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">El objetivo es recolectar documentos y metadatos que despu\u00e9s actualizar\u00e1n o conformar\u00e1n un expediente digital. Adicionalmente permite configurar un flujo de trabajo, con una parametrizaci\u00f3n de las acciones y tiempos de cumplimento esperados, as\u00ed como las alertas respectivas, de modo que el expediente viaje por varias personas que procesan el documento, asegurando la productividad, seguimiento y trazabilidad de la misma.<\/p>\n<p><u>M\u00f3dulo de correspondencia institucional<\/u>:<\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">Permite gestionar y organizar la documentaci\u00f3n entre departamentos de la instituci\u00f3n de manera formal, generando un consecutivo y dando seguimiento al flujo de trabajo planteado, integr\u00e1ndolo en un solo expediente.<\/p>\n<p><u>M\u00f3dulo de automatizaci\u00f3n de correos:<\/u><\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">Procesa correos electr\u00f3nicos de una o varias cuentas y los convierte en flujos de trabajo. para crear un expediente o actualizarlo, se pueden crear alertas y generar reportes, lo que aumenta la productividad y la eficiencia de la instituci\u00f3n, generando experiencias positivas para los clientes internos y externos, lo que se traduce en beneficios econ\u00f3micos para la instituci\u00f3n.<\/p>\n<p><u>M\u00f3dulo Firma digital<\/u>:<\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">Permite realizar un flujo de recolecci\u00f3n de firmas digitales, pueden ser N archivos y N cantidad de Usuarios, este cuenta con verificaci\u00f3n con el Banco Central de Costa Rica. Al final del flujo, los archivos pueden quedar en un expediente o simplemente descargarse.<\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\"><strong>Valor agregado del Gestor Documental de RACSA, DOCS<\/strong>:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"text-align:justify;\">Nuestro software tiene la capacidad de integrarse con otros sistemas tecnol\u00f3gicos, acordes a su solicitud.<\/li>\n<li style=\"text-align:justify;\">Utiliza los 5 elementos b\u00e1sicos de la Norma Internacional ISAD-G.<\/li>\n<li style=\"text-align:justify;\">Dise\u00f1ado bajo est\u00e1ndares ISO 19005 y 9001-2015.<\/li>\n<li style=\"text-align:justify;\">Cuida el ancho de banda, realizando un \u201cthrottling\u201d.<\/li>\n<li style=\"text-align:justify;\">El sistema permite crear PDF\/A3 para preservar los documentos digitales a trav\u00e9s del tiempo, por tanto, instituciones que requieran conservar la informaci\u00f3n de manera vitalicia, pueden sentir plena seguridad que sin importar los cambios tecnol\u00f3gicos que se puedan dar a trav\u00e9s del tiempo, su informaci\u00f3n siempre podr\u00e1 preservarse y extraerse.<\/li>\n<li style=\"text-align:justify;\">Permite trabajar con accesos ilimitados (sin licencias) para \u201cn\u201c usuarios.<\/li>\n<li style=\"text-align:justify;\">Brindamos asesor\u00eda, con personal capacitado y certificado, para acompa\u00f1arle en todo el proceso.<\/li>\n<li style=\"text-align:justify;\">Contamos con amplia experiencia y si lo requiere, podemos apoyarle con el alquiler de equipo o servicio profesional por el tiempo que as\u00ed lo desee.<\/li>\n<li style=\"text-align:justify;\">Su informaci\u00f3n est\u00e1 segura y confiable en nuestro Data Center.<\/li>\n<li style=\"text-align:justify;\">Nuestro sistema est\u00e1 dise\u00f1ado para adaptarse a las necesidades de su instituci\u00f3n, ya sea que contrate todos los m\u00f3dulos o escoja la contrataci\u00f3n de algunos de ellos.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align:justify;\">En caso de requerir una visita para obtener informaci\u00f3n personalizada, puede contactarnos al correo <strong><a href=\"mailto:comercial@racsa.co.cr\">comercial@racsa.co.cr<\/a>.<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">Que su informaci\u00f3n est\u00e9 accesible, organizada y segura. \u00a1Eso hace RACSA!<\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">www.racsa.go.cr<\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>En ediciones anteriores se ha comentado sobre la importancia de la informaci\u00f3n y c\u00f3mo un&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[26],"tags":[],"class_list":["post-1342","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-uncategorized"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v27.5 - 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