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Uno de los principales generadores de excesiva informaci\u00f3n en una empresa, son los correos electr\u00f3nicos, su uso tanto para la comunicaci\u00f3n interna como externa ha ido en aumento cada a\u00f1o. Es com\u00fan que, en la mayor\u00eda de las organizaciones, la responsabilidad de la gesti\u00f3n de los correos, corra por cuenta del propio usuario, all\u00ed radica la gran variedad de m\u00e9todos utilizados para tratarlos.<\/p>\n
El correo electr\u00f3nico a su vez, es uno de los grandes consumidores de espacio en los servidores, ya que es uno de los medios m\u00e1s usados para trasmitir informaci\u00f3n y documentos de forma electr\u00f3nica a trav\u00e9s de los adjuntos, es por ello que una de las medidas que adoptan la mayor\u00eda de las instituciones, es la de limitar el tama\u00f1o del buz\u00f3n de correos con el fin de que los colaboradores racionalicen mejor su uso, sin embargo en algunos casos para liberar espacio, se pierde informaci\u00f3n importante o bien se realizan copias de respaldo de manera incontrolada.<\/p>\n
En las instituciones en las que se ha establecido una\u00a0pol\u00edtica espec\u00edfica para la administraci\u00f3n del correo electr\u00f3nico, casi siempre se ha hecho desde el punto de vista estrictamente tecnol\u00f3gico o de protecci\u00f3n de datos, sin tener en cuenta que los correos electr\u00f3nicos en si mismos, pueden ser documentos a gestionar, es por ello que los gestores documentales m\u00e1s actualizados han incluido la automatizaci\u00f3n de correos dentro de sus m\u00f3dulos.<\/p>\n
En ocasiones las instituciones habilitan un correo para que los clientes tramiten sus gestiones, sin embargo; dependiendo de c\u00f3mo se haya definido, la informaci\u00f3n puede ser muy variada y podr\u00eda tener que ser remitida luego a diferentes funcionarios, teniendo que invertir \u00a0tiempo en lectura, clasificaci\u00f3n y env\u00edo.\u00a0Por tanto, se podr\u00eda automatizar los correos electr\u00f3nicos de una o varias cuentas, de manera que la informaci\u00f3n se convierta en flujos de trabajo. Los correos pueden tener un formato o ser un texto escrito en prosa por el usuario y los adjuntos del correo, tambi\u00e9n se pueden visualizar en el flujo.<\/p>\n
La forma en que opera es que, los correos se procesan y se convierten en remisiones, luego son convertidos en flujos, pueden ser atendidos por varias personas, crear un expediente o actualizarlo, tambi\u00e9n cada vez que ingrese un nuevo correo, se puede ver si alg\u00fan funcionario est\u00e1 muy saturado y remitirlo al que est\u00e9 libre, as\u00ed como medir la eficiencia y cargas laborales, a la vez que se pueden crear alertas y generar reportes, lo que permite medir la productividad, trayendo beneficios para la instituci\u00f3n y para el cliente.<\/p>\n