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Como se mencion\u00f3 en la publicaci\u00f3n, \u201cLa informaci\u00f3n es poder\u201d, los sistemas de gesti\u00f3n documental se est\u00e1n convirtiendo en un elemento cada vez m\u00e1s importante para las empresas. La cantidad de informaci\u00f3n generada por las compa\u00f1\u00edas actuales, crece de forma exponencial, aunado a la gran cantidad de informaci\u00f3n que tambi\u00e9n reciben, por lo que los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias y es ah\u00ed donde un sistema de gesti\u00f3n documental asegura que la informaci\u00f3n est\u00e9 organizada de manera eficiente, que favorezca la productividad empresarial.<\/p>\n
Las instituciones hoy en d\u00eda deben contar con un gestor documental, que le permita cumplir con la Ley 7202, la norma ISO 15489 y no s\u00f3lo por el hecho de cumplir la ley en s\u00ed, en el caso de las instituciones p\u00fablicas, es importante para poder procesar adecuadamente la informaci\u00f3n relevante en cualquier empresa, con el fin de ser m\u00e1s eficaces y eficientes, lo que incide en ser m\u00e1s competitivos y rentables.<\/p>\n
Un gestor documental, est\u00e1 dise\u00f1ado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organizaci\u00f3n, ya sea del Sector Gobierno o una empresa privada. Se trata de una forma de organizar los documentos e im\u00e1genes digitales en una localizaci\u00f3n centralizada, a la que los empleados puedan acceder de forma f\u00e1cil y sencilla, acordes a los perfiles de seguridad estipulados por la empresa.<\/p>\n
Tambi\u00e9n, al aplicar un conjunto de normas t\u00e9cnicas y pr\u00e1cticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organizaci\u00f3n, se facilita la recuperaci\u00f3n de la informaci\u00f3n, se puede determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservaci\u00f3n a largo plazo de los documentos m\u00e1s valiosos, aplicando principios de racionalizaci\u00f3n y econom\u00eda.<\/p>\n
Actualmente los documentos llegan a la empresa por diferentes v\u00edas, tanto en papel como en formato electr\u00f3nico. Por ejemplo, la empresa puede recibir un documento en papel que puede ser una nota de entrega, un documento de aceptaci\u00f3n o incluso un contrato, que puede estar ligado a una factura y a un pedido digital y eso significa que tenemos documentos relacionados, que deben mantenerse referenciados, y que, sin embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan.<\/p>\n
Tenemos, adem\u00e1s, grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones f\u00edsicas y que todos est\u00e1n relacionados de alguna forma con alguno de estos documentos, ya sea para el procesamiento, aprobaci\u00f3n o uso de los mismos.<\/p>\n
Es por ello que, sin una gesti\u00f3n documental adecuada, la administraci\u00f3n de toda esta documentaci\u00f3n resulta complicada.<\/p>\n
Las empresas pueden adquirir un gestor documental por diferentes motivos, uno de ellos podr\u00eda ser para compartir informaci\u00f3n seg\u00fan los requerimientos de la misma, aplicando as\u00ed el principio de trabajo colaborativo.<\/p>\n
Por ejemplo; una instituci\u00f3n del sector salud podr\u00eda tener el gestor documental para agendar citas, manejar los expedientes de sus pacientes, estos a la vez pueden estar conectados a los expedientes de los familiares de dichos pacientes, permiti\u00e9ndole al m\u00e9dico conocer si en la familia hay alguna enfermedad que deber\u00eda considerarse a la hora de realizar un diagn\u00f3stico, tambi\u00e9n podr\u00eda conectarse con el \u00e1rea de despacho de medicamentos para dar seguimiento a si el paciente los retir\u00f3 y debido a que existen algunas condiciones de salud que deben ser atendidas por especialistas, el expediente podr\u00eda estar ligado a recursos humanos para ver si el doctor cuenta en su curriculum con alguna especialidad que lo acredite para emitir el criterio m\u00e9dico y as\u00ed sucesivamente se pueden generar tantas conexiones de informaci\u00f3n interdepartamental como sea necesario.<\/p>\n
De igual forma, una empresa que brinde cr\u00e9dito para adquirir sus productos o servicios, podr\u00eda requerir un gestor documental con el fin de crear un flujo de trabajo que vaya desde la solicitud del cliente, ya sea por un correo o formulario, hasta que se le otorga el cr\u00e9dito y se le comunica; habiendo pasado por una serie de revisiones de documentos y aprobaciones, las cuales ten\u00edan alertas de tiempos de respuesta para cada proceso, as\u00ed como la validaci\u00f3n de firmas.<\/p>\n